Como fazer uma reunião ser produtiva dentro da sua padaria, do seu negócio de alimentação, da sua confeitaria ou do seu restaurante? Eu já fiz muitas reuniões nestes meus 20 anos de padaria, já acertei, já errei e aqui eu vou passar aquilo que acredito que seja o melhor no meu ponto de vista

O que tratar individualmente? O ponto mais importante é o feedback que damos para os funcionários, para todos, sem exceção, pois esse é o retorno sobre como está sendo o trabalho dele, porque quando nós contratamos passamos tudo que esperamos que ela faça, mas nem sempre ela está fazendo da forma que a empresa gostaria que ela fizesse ou então ela está fazendo de uma forma muito bem, mas não é bem aquilo que a gente pediu para fazer. Para o dono que trabalha no operacional o tempo inteiro, que é errado e já falei sobre dono que quer fazer tudo, não quer delegar, não quer ter gerente, esse dono tem que fazer reunião sim com muita freqüência, mas o ideal é que quem faça reunião seja o líder ou o gerente, mas logo eu vou explicar o motivo.

Aqui eu vou deixar alguns passos como fazer uma reunião bem feita, então, em primeiro lugar a gente não pode jamais esquecer que tem muita gente fazendo reunião cansativa, que o funcionário chega lá pra reunião já achando um ‘saco’, por quê? Porque não se tem uma pauta, não se tem um assunto, um tema a ser discutido. Quando a gente faz uma reunião em grupo temos que saber o seguinte, em primeiro lugar é que quando se trata de uma reunião com duas ou mais pessoas é muito importante saber que nós estamos cuidando, nós somos responsáveis pelo tempo de todas aquelas pessoas, precisamos fazer com que esse tempo seja produtivo e deve ser feita com uma freqüência no mínimo mensal o gerente que é gerente, que lidera a equipe, ele marca reunião, ele nem fala com o dono, é ótimo, esse gerente está dominando a equipe, o gerente precisa conduzir e orientar sempre. Para deixar claro, quem guia o gerente é o dono e quem guia toda a equipe é o gerente. Engana-se aquele dono que quer marcar a reunião sem pautas, sem nada, apenas para ‘soltar os cachorros’ na equipe. O que vai acontecer nessa reunião? Você acha que vai acontecer coisa boa? Não vai! Para fazer uma boa reunião precisamos ter uma pauta e informar os funcionários que no dia tal vai ter reunião, com a equipe tal e vamos falar sobre tal assunto. Então, a gente precisa se planejar para fazer uma reunião bem feita e que a gente atinja os objetivos, são nas reuniões onde nós temos as melhores oportunidades de resolver os grandes problemas de relacionamento, problemas de baixa produtividade, de qualidade ruim e são nessas reuniões que nós temos a grande oportunidade de resolver conversando com as pessoas e isso tem que ficar claro não é para o gerente ou para o dono, é pra equipe a equipe, o nosso papel de líder é orientar, não é bater, não é agredir, não é jogar para baixo.

Em segundo lugar é ter foco, tem muito gerente novo que quando vai conduzir uma reunião, ele pede para que cada um fale o que acha que está acontecendo de bom e de ruim na empresa. Meus amigos, a reunião vira uma feira livre e um fala uma coisa, um quer vale, o outro quer reclamar que não almoçou, outro quer reclamar que não dormiu, o outro quer reclamar que ele faltou e descontaram, as pessoas se perdem e o líder/gestor ele precisa guiar a equipe e mais uma vez vou ressaltar, que nós somos responsáveis quando nós fazemos uma reunião pelo tempo de todo o mundo que está ali se dedicando, está entregando uma hora do seu dia, trinta minutos. Então, imagina dez pessoas entregando trinta minutos na sua mão e você fazendo uma feira, um evento onde todo mundo vai ficar falando coisas que não vão levar a lugar nenhum, tomem conta da sua reunião e oriente os funcionários a falarem sobre o tema e se alguém tiver alguma dúvida, alguma questão individual, conversem em particular.

Em terceiro lugar, é extremamente importante que se tenha a hora que vai começar e a hora que vai terminar a reunião, e comece no horário porque assim nas próximas reuniões a equipe vai dar crédito, vai dar valor para a reunião, então, seja fiel ao horário, respeite as pessoas, porque dessa forma você vai mostrar que você os respeita.

E quem deve conduzir a reunião? É o gerente que deve reconduzir a reunião, muita gente acha que é o dono que tem que fazer tudo, né?! Principalmente quem tem padaria que está acostumado a não delegar tarefas e eu sei que é importante o dono sim se posicionar sobre muitas coisas, mas no momento da reunião, ou no momento em que um funcionário entra na sua padaria, automaticamente não é o funcionário é qualquer pessoa, a gente entra no ambiente e queremos saber quem é que manda naquele lugar, principalmente quando o funcionário é novo numa empresa o radar dele é assim ‘deixa eu ver quem manda, quem fala mais alto é que manda, quem paga as contas é que manda, quem paga o meu salário é que manda’ ele faz isso porque o cérebro dele quer focar na pessoa que ele deve agradar, ele pensa que ele deve agradar aquela pessoa e quando o dono toma conta de uma reunião, instintivamente ele passa a dar mais crédito para o dono do que para o gerente. Quando o dono se posiciona, fala mais alto, o funcionário vai olhar para o gerente assim ‘o dono não está aqui, então ninguém manda nessa empresa, hoje’. Não! Quem tem que fazer reunião é o gerente, porque em primeiro lugar é ele que sabe o que está acontecendo todos os dias, ele que sabe o horário que cada funcionário chega, se o funcionário está atendendo bem, se relacionando bem, se está com algum problema dentro da empresa, se ele não entendeu alguma coisa, se ele está com problema em casa, é esse líder que sabe disso, então como é que outra pessoa vai fazer uma reunião? Ele não vai saber, ele vai estar por fora sobre muitos assuntos, por isso eu oriento e falo para os meus gerentes que é muito bom que eles façam as reuniões, pois eles sabem quais são os problemas, eu posso ajudar, eu posso participar, mas não de todas! Não é legal que o dono participe de todas as reuniões para não tirar a autoridade do gerente e ele precisa ser treinado pra isso.

E dentro de todos esses fatores, tem coisas que a gente não deve fazer jamais, em hipótese nenhuma, denegrir a imagem de alguém ou exaltar algum problema que aconteceu, então, se coloque no lugar dessa pessoa, como ela vai se sentir? Imagina, você está ali no ambiente com seus colegas de trabalho, você tem sua imagem e o funcionário é uma pessoa que merece todo o seu respeito, é ele que está remando seu barco ali e se você jogar ele ali na lama, acabar com ele perante a equipe inteira, dificilmente você vai conseguir recuperar. O que eu oriento é que se tem alguma questão que você quer ressaltar, acusar ou apontar dedo, você não vai fazer isso jamais em grupo, você vai sempre na hora de dar o feedback individualmente, chamar essa pessoa de canto para corrigir e jamais fazer com que ela passe por essa humilhação. Eu já vi isso acontecer inúmeras vezes e porque que uma equipe não dá certo? Porque a equipe não faz um negócio funcionar sozinho? Porque tem sempre alguém jogando aquela equipe para baixo, quando você joga uma pessoa, as outras pessoas boas da equipe olham aquela atitude e imagina que um dia podem ser com elas, então não querem mais fazer parte da empresa e assim você acaba desmotivando sua equipe. Jamais cometa esse erro de apontar dedo, porque não vai resolver nada, eu sou totalmente contra a crítica construtiva, não existe crítica construtiva, crítica desmotiva, cuide da sua equipe, se você quer uma equipe feliz, trabalhando com um sorriso no rosto e sem demissão por um bom tempo, trabalhe cuidando das pessoas e cuidar das pessoas é respeitar elas. Outra coisa que é muito importante, se você tiver que elogiar, se alguém teve uma atitude muito boa, uma atitude exemplar, essa atitude precisa ser enaltecida, elogie em público e chame no particular para corrigir os defeitos, essa é a minha sugestão pra você.

Pauta, qual o tipo de pauta? Existem vários temas que podemos abordar dentro das reuniões, o que fazemos com mais freqüência nas minhas padarias é sobre atendimentos, sempre que nós temos um feedback já falei do Opinet que eu uso, que aquele display que eu tenho nas mesas onde o cliente vai lá e opina sobre cada funcionário e ele ainda pode dar uma observação sobre o produto, sobre o serviço, sobre a padaria, enfim, nós pegamos todos estes feedbacks e dentro de uma reunião, podemos falar para eles o que está acontecendo, em qual setor tem reclamação, onde podemos melhorar, o que está faltando e o que eu estou precisando fazer como líder para melhorar? Todas essas informações são muito importantes, pois na reunião com uma boa pauta o gerente que vai conduzir essa reunião, ele tem que estar preparado. A pior coisa que tem é quando alguém marca uma reunião do nada simplesmente porque ele está bravinho com alguma situação, ele marca e faz dez, quinze, vinte pessoas perderem seu tempo para chegar lá e dar uma bronca em alguém, então se prepare para a reunião não faça uma reunião sem pensar antes em cada coisa que você vai falar, tenha início, meio e fim para conduzir uma reunião e assim fazer com que seja mais breve possível, pois quanto mais tempo passar menos as pessoas vão escutar o que você está falando. Uma coisa que eu gosto muito é de marcar reuniões por setores, setor da confeitaria, setor de atendimento, do caixa, setor da copa, porque isso faz com que a reunião seja muito mais produtiva e assim você vai ter muito mais resultado

Outro tema que podemos abordar é higiene e manipulação, sempre fazemos reuniões com a nutricionista da loja onde ela vai orientar, conduzir e falar sobre não usar brinco, não usar piercing, não usar aliança, explicar o porquê das coisas e tudo isso é muito relevante, pois os funcionários novos eles precisam de uma introdução, mas os funcionários antigos eles não precisam ficar ouvindo isso toda vez, então marque reuniões para falar sobre temas específicos, por exemplo o regulamento interno tem que passar para a equipe nova. Muito importante é você ter o regulamento interno, caso você não tenha, eu sugiro que você acompanhe o canal no youtube da Daniela Dgrano, vale muito a pena ela é a maior especialista em rh de padaria rh, específico para a padaria, então se você tem uma padaria você não pode deixar de acompanhar o conteúdo dela, ela tem um curso onde ensina passo a passo de como fazer uma escala de folgas para toda sua equipe e é muito importante expor para o funcionário quais os dias que ele tem que trabalhar, se ele não trabalhar no feriado qual é a conseqüência disso, a gente precisa conhecer isso pra saber explicar ao funcionário e te garanto que assim você vai economizar muito dinheiro.

Espero ter ajudado muito vocês e, por favor, peço para vocês sejam objetivos nas reuniões, ninguém aguenta reunião a mesma coisa, a mesma história, hoje as coisas são dinâmicas, vamos passar informação, falar sobre meta, melhorar o atendimento, passar o regulamento interno, passe o que tem que passar, vamos evoluir, vamos nos unir, vamos juntar todo mundo, é assim que a gente faz uma reunião produtiva com menos tempo, mais objetividade e mais assertividade.